Termijnen bewaken
Quotia doet ditDe statutaire periode, de deadline voor agendapunten, de oproeping vijftien dagen vooraf en de notulen binnen dertig dagen. Quotia rekent ze uit en verwittigt op tijd.
Wettelijke grondslag: art. 3.87 §3 BW
Wat we doen
Elke taak, en wat Quotia ermee doet
Hieronder staat wat er bij het beheer van een mede-eigendom komt kijken. Bij elke taak staat of Quotia ze vandaag doet, of ze in voorbereiding is, of ze een beslissing van de syndicus blijft.
De vier labels
- Quotia doet dit
- Werkt vandaag, op de echte gegevens van uw gebouw.
- Deels
- Een deel werkt, de rest doet u voorlopig zelf.
- Gepland
- Beslist om te bouwen, vandaag nog niet gebouwd.
- De syndicus beslist
- Blijft mensenwerk. Quotia bereidt voor, de syndicus beslist.
Quotia is in opbouw. Het eerste gebouw is de vereniging van mede-eigenaars waar de initiatiefnemer zelf de vrijwillige syndicus is. Wij zetten de stand van zaken liever op de pagina dan te doen alsof alles al draait.
De algemene vergadering
De vergadering beslist, de syndicus voert uit. De wet legt daar strikte termijnen op, en precies daar loopt het bij een vrijwillige syndicus meestal mis.
Oproeping en agenda opstellen
GeplandDe oproeping met plaats, dag, uur en agenda, en de agendapunten die mede-eigenaars zelf indienen.
Wettelijke grondslag: art. 3.87 §4 BW
Quorum, quotiteiten en meerderheden
GeplandMeetellen wie aanwezig is, hoeveel aandelen dat vertegenwoordigt, en welke meerderheid een punt nodig heeft.
Wettelijke grondslag: art. 3.87 §8 BW
Notulen en het register
GeplandDe notulen ter zitting ondertekend, en de beslissingen binnen dertig dagen in het register en bij elke stemgerechtigde.
Wettelijke grondslag: art. 3.87 §12 BW
De vergadering leiden
De syndicus beslistFysiek ter plaatse blijft dit mensenwerk. Via het netwerk van aangesloten syndici is dat een betaalde extra, geen onderdeel van het abonnement.
Geld en rekeningen
Het geld van het gebouw blijft van het gebouw. Quotia houdt nooit gelden van een VME aan en is nooit begunstigde van een betaling.
Werkkapitaal en reservekapitaal apart
DeelsTwee rekeningen op naam van de VME zelf, elk met hun eigen doel. Quotia toont ze apart en leest de uittreksels in.
Wettelijke grondslag: art. 3.86 §3 BW
Verrichtingen inlezen en koppelen
Quotia doet ditCODA- en CSV-bestanden van de bank komen binnen en elke verrichting wordt aan een dossier of een eigenaar gekoppeld.
De rekeningen van de VME openen
GeplandDigitaal openen op naam van de VME, met de syndicus als volmachthouder.
Wettelijke grondslag: art. 3.86 §3 BW
Boekhouding en begroting
GeplandOnder twintig kavels mag een vereenvoudigde boekhouding. De begrotingsraming gaat jaarlijks naar de vergadering.
Afrekening per quotiteit en opvolging van wie nog moet betalen
GeplandDe gemeenschappelijke kosten verdelen volgens de aandelen uit de basisakte, en zien wie achterstaat.
Het gebouw technisch opvolgen
Dit is waar een gebouw zonder syndicus het snelst in de problemen komt: keuringen die vervallen zonder dat iemand het merkt.
Keuringen en attesten in één kalender
GeplandLiftkeuring en liftonderhoud, de elektrische keuring van de gemene delen, de stookinstallatie, brandveiligheid, het asbestattest en het EPC van de gemene delen. Vandaag zet u ze zelf als termijn in; de kalender die ze automatisch herkent en opvolgt is in voorbereiding.
Onderhoudscontracten en leveranciers
GeplandPoets, groen, lift en ketel: welke contracten lopen, wat ze kosten en wanneer ze vervallen. Dit is geen wettelijke verplichting maar een keuze van de vergadering.
Polissen en hun vervaldagen
DeelsPolissen komen binnen als document, worden gelezen en doorzoekbaar gemaakt. De vervaldag zet u vandaag zelf als termijn.
Dringende herstellingen
De syndicus beslistQuotia registreert de melding en houdt het dossier bij. Beslissen en opdracht geven blijft een daad van de syndicus.
Wettelijke grondslag: art. 3.89 §1 BW
Het geheugen van het gebouw
Dit is waarvoor Quotia gemaakt is, en het is het deel dat vandaag volledig werkt.
Alles inlezen wat er over het gebouw bestaat
Quotia doet ditDocumenten met tekstherkenning, mails uit een .eml- of .mbox-export, uitvoer van een groepsgesprek, gespreksnotities en bankverrichtingen.
Vragen beantwoorden in gewone taal, met de bron erbij
Quotia doet ditBij elk antwoord staat waar het vandaan komt: het document en de bladzijde, of de mail en de datum. Een feit zonder bron laat Quotia niet toe.
De appartementswet kennen en citeren
Quotia doet ditZeventien artikelen van Boek 3 BW als letterlijke wettekst, niet als samenvatting van een AI.
Wettelijke grondslag: art. 3.89 §1 BW
Iedereen hetzelfde laten zien
DeelsElke mede-eigenaar ziet het gebouw plus zijn eigen deel. De syndicus ziet het volledige dossier.
Formaliteiten en overdracht
De administratie rond het mandaat zelf, die bij een wissel van syndicus het vaakst blijft liggen.
Het mandaat inschrijven in de KBO
GeplandElke VME hoort ingeschreven te zijn met haar syndicus. De begeleide start toont wat nodig is; het dossier automatisch indienen is in voorbereiding.
Wettelijke grondslag: art. 3.89 §2 BW
Het dossier opeisen bij de vorige syndicus
GeplandDe uittredende syndicus moet het volledige beheersdossier binnen dertig dagen overdragen. Quotia bereidt de opvraging voor en telt de dagen.
Wettelijke grondslag: art. 3.89 §5, 7° BW
De aansprakelijkheidsverzekering van de syndicus
De syndicus beslistVerplicht, en bij een onbezoldigd mandaat betaalt de VME de premie. Quotia toont wat u nodig hebt; afsluiten doet u zelf.
Wettelijke grondslag: art. 3.89 §5, 8° BW
Inlichtingen aan de notaris bij een verkoop
DeelsBij de verkoop van een appartement moet de syndicus binnen strikte termijnen gegevens bezorgen. Quotia rekent de termijnen uit.
Wettelijke grondslag: art. 3.94 BW
De grens
Wat Quotia nooit doet
Dit is geen bescheidenheid maar de juridische grens waarbinnen dit product bestaat. Een platform dat feitelijk zelf het beheer voert, oefent het beroep van syndicus uit, en dat mag alleen met een erkenning.
Het mandaat dragen
NooitDe vrijwillige syndicus blijft de syndicus. Quotia onthoudt, volgt op, bereidt voor en maakt klaar. Beslissen doet een mens.
Geld van de VME aanhouden
NooitBijdragen gaan altijd rechtstreeks naar een rekening op naam van de VME. Quotia is nooit begunstigde van een betaling.
Beslissen in de plaats van de vergadering
NooitDe algemene vergadering beslist. Quotia legt voor, telt mee en schrijft op, maar stemt niet mee.
De AI leest, onthoudt, bereidt voor en zet klaar. Ze beslist niets: elke oproeping, elke notulen en elke betaling passeert een mens die ze bevestigt. Wat de wet vraagt staat op een aparte pagina.
Zo begint u
Drie stappen, en de eerste kost u een half uur
- 1
U laadt op wat u hebt
De basisakte is de enige die er echt moet zijn. De rest mag rommelig binnenkomen: notulen, polissen, facturen, oude mails, de uitvoer van uw groepsgesprek. Reken op een half uur.
- 2
Quotia zet het gebouw op, u verbetert wat niet klopt
Uit de basisakte komen de kavels en de quotiteiten, uit de documenten komen de termijnen en de lopende dossiers. U kijkt na en past aan waar het fout gelezen is.
- 3
U nodigt de andere eigenaars uit
Zij krijgen een mail met een link. Geen wachtwoord om te onthouden, geen installatie. Vanaf dan ziet iedereen hetzelfde gebouw.